Как правильно вшить вкладыш в трудовую

Вкладыш в трудовую книжку в 2021: как оформить и вшить, образец заполнения и кто должен покупать?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую

Вкладыш представляет собой документ, использующийся в случае окончательного заполнения трудовой для последующего учета стажа работника. Он имеет ряд внешних отличий от трудовой книжки:

  • 12 листов;
  • обложка изготовлена из картона;
  • формат 8,8х12,5 см;
  • присутствуют элементы защиты.

Форма установленного образца:

Пример формыСкачать образец оформления в формате .doc

Внимание! Файл нельзя использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей.

Пришивание вкладыша представляет собой единственно разрешенный способ продления трудовой.

Не соответствуют закону следующие действия работодателя:

  • вкладывание чистых листов бумаги в книжку и дальнейшая фиксация записей на них;
  • оформление нового экземпляра трудовой и использование его в качестве основного документа сотрудника;
  • зачеркивание существующей графы о поощрениях работника и присваивание ей другого названия, связанного со сведениями о работе.

Неупомянутые варианты так же не допустимы и признаются прямым нарушением норм трудового права. В случае обнаружения таких несоответствий закону, трудовая книжка может быть признана подделкой.

Наличие вкладыша важно не только для работников, но и для организаций. Согласно закону работодатель при приеме сотрудника на работу обязан зафиксировать в трудовой этот факт в течение 5 дней с того момента, как работник принялся исполнять свои обязанности.

Если этого не сделать, то действия работодателя могут быть расценены как нарушение.

Во избежание таких ситуаций организация может необоснованно отказать работнику в приеме на службу. Однако это может иметь ряд неутешительных последствий:
  1. Непринятый работник может обратиться для защиты своих прав в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
  2. Работодатель рискует потерять ценного сотрудника из-за отсутствия дополнительных бланков.

Нормативное регулирование

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.

Процесс приобретения

Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.

Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:

  • предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
  • взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.

Трудовая с приложением

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.

Инструкция по заполнению

Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:

  • путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
  • путем написания заявления на получение бланка.

Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.

Заявка на выдачу бланков

Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.

Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.

Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

  1. За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
  2. На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

    Образец заполнения титульной страницы

  3. Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.
  4. После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
  5. В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

На что стоит обратить внимание

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.

Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.

После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:
  1. Делает ксерокопию представленного документа.
  2. Подшивает ее в личное дело работника.
  3. Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
  4. На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.

Нумерация

Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.

Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.

Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника.

Как вшить дополнение в трудовую

Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Вшивание дополнительных листов в трудовую

Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.

Что делать, если отсутствует штамп

Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:

  1. В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
  2. Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.

Возникли ошибки в процессе вшивания

Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.

  • Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
  • Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
  • Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.

Штампы о вкладыше в трудовой

Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.

Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/vkladysh.html

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка.

Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте . В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

***

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-pravilno-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.